Xây dựng và áp dụng các chỉ số kpi: Mô hình 12 bước

Xây dựng và áp dụng các chỉ số kpi: Mô hình 12 bước

Xây dựng và áp dụng các chỉ số kpi: Mô hình 12 bước

 

Kpi là gì? Kpi là chỉ số hiệu suất cốt yếu. Đây là công cụ quản lý, được sử dụng để đo lường, phân tích khả năng đạt được mục tiêu của tổ chức. Khi một tổ chức đã thiết lập sứ mạnh, tầm nhìn và các mục tiêu thì phải theo dõi, đo lường được mức độ thực hiện các mục tiêu đề ra.

Nhiều tổ chức áp dụng chỉ số hiệu suất cốt yếu trong quá trình hoạt động nhận thấy rằng các chỉ số này gần như không tạo ra hoặc ít tạo ra khác biệt trong hiệu suất thực hiện công việc. Trong phần lớn các trường hợp, điều này xảy ra bới họ đã hiểu sai cơ bản về các vấn đề. Các tổ chức thường bắt đầu xây dựng kpi bằng cách cố gắng lựa chọn các chỉ số hiệu suất cốt yếu ngay lập tức mà không có sự chuẩn bị như đã chỉ ra trong kế hoạch triển khai theo mô hình này. Một khi các tổ chức hiểu được quy trình và đánh giá đúng mục đích của việc giới thiệu các chỉ số kpi thì giai đoạn xây dựng mới có thể bắt đầu.

Bước 1: Sự cam kết của đội ngũ quản trị cấp cao

Đội ngũ quản trị cấp cao phải tận tâm chỉ đạo toàn bộ tổ chức sử dụng , xây dựng kpi – các chỉ số hiệu suất cốt yếu và bất kỳ một Thẻ điểm cân bằng nào có chứa các chỉ số kpi này. Sự cam kết tham gia của ban quản trị cấp cao sẽ tạo ra một môi trường năng động trong đó các dự án có cơ hội phát triển mạnh mẽ. Trước khi làm được điều này, ban quản trị cấp cao cần phải hiểu rõ khái niệm chỉ số hiệu suất cốt yếu đồng thời hiểu được tại sao họ phải giám sát và theo dõi các chỉ số này như một nhiệm vụ phải làm hàng ngày.

Những bước cơ bản để thu hút được cam kết của ban quản trị cấp cao

Trong những việc cần thực hiện ở bước đầu tiên này, nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu phải hoàn thành các nhiệm vụ sau:

Nhiệm vụ 1: Chỉ định một chuyên gia tư vấn

Giám đốc điều hành cần phải lựa chọn được một chuyên gia tư vấn ngoài tổ chức, người sẽ làm việc với đội ngũ quản trị cấp cao để thực hiện dự án, tạo điều kiện khích lệ sự quan tâm của ban quản trị cấp cao, giúp lựa chọn nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu trong nội bộ tổ chức, và hỗ trợ nhóm này trong quá trình học hỏi, khám phá và hoàn thành.

Nhiệm vụ 2: Chuyên gia tư vấn tổ chức hội thảo nửa ngày cho ban quản trị cấp cao để khởi động dự án

Hội thảo này ( xem bài sau) sẽ giải thích cách hiểu mới về các chỉ số đo lường hiệu suất; nêu bật được tầm quan trọng của việc giám sát và theo dõi các chỉ số hiệu suất cốt yếu như một nhiệm vụ phải làm hàng ngày; giải thích sự khác biệt giữa các chỉ số kết quả cốt yếu, hiệu suất và hiệu suất cốt yếu. Trong buổi hội thảo, chuyên gia tư vấn phải giúp cho đội ngũ quản trị cấp cao hiểu được họ cần chú ý giánh thời gian mỗi tuần  để đưa ra nhận xét cho các chỉ số được đề xuất, sẵn sàng trả lời các câu hỏi của nhóm dự án , thăm những tổ chức khác có sử dụng chỉ số kpi… Trước khi tiến hành hội thảo, các chuyên gia tư vấn sẽ phát bảng câu hỏi trong bộ công cụ cơ bản của nhóm chỉ số hiệu suất cốt yếu.

Nhiệm vụ 3: Tổ chức một buổi họp cho nhóm thử nghiệm

Một bộ phận các nhân viên được chọn ra từ 15 đến 30 nhân viên dày dạn kinh nghiệm từ các đơn vị kinh doanh, các tổ nhóm , các văn phòng khu vực, và trụ sở chính làm việc ở các vị tri khác nhau từ hành chính đến các thành viên trong đội ngũ quản trị cấp cao… để cùng tập trung lại nhằm thiết lập một dự án chỉ số hiệu suất khả thi. Toàn bộ đội ngũ điều hành đều phải tham gia nửa đầu phiên họp. Cuộc họp này sẽ do một chuyên gia tư vấn ngoài tổ chức chủ trì, thuyết trình và hỗ trợ tổ chức hội thảo (xem bài sau). Tất cả những ứng viên cho nhóm chỉ số hiệu suất cốt yếu đều phải có mặt. Sau buổi hội thảo , chương trình triển khai dự án sẽ được thay đổi cho phù hợp để có thể khắc phục được những khó khăn cơ bản về mặt tổ chức, đội ngũ quản trị cấp cao sẽ chịu trách nhiệm lựa chọn nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu và cam kết gắn bó với dự án.

Nhiệm vụ 4: Nhóm dự án tổ chức 2 buổi hội thảo ngắn với ban quản trị cấp cao trong quá trình thực hiện dự án

Những buổi hội thảo như thế này ( khoảng 2 đến 3 giờ) sẽ duy trì được sự gắn bó của ban quản trị cấp cao, thu được những thông tin giá trị , đưa ra những dạng báo cáo mới vf trình bày được tiến độ của dự án.

Nhiệm vụ 5: Dự án cần được thuyết phục trước ban quản trị cấp cao về khía cạnh tình cảm chứ không phải lập luận.

Hãy nhớ rằng, chẳng có gì thuyết phục được nhờ lập luậ cả. Bạn hãy thuyết phục bằng các động cơ thiên về tình cảm, có ý nghĩa đối với ban quản trị cấp cao. Hãy bắt đầu bằng những câu hỏi sau:

  • Việc thiếu liên kết giữa các hoạt động hàng ngày với định hướng chiến lược có khiến anh/chị lo lắng hay không?
  • Anh/ chị có bị ngập chìm trong quá nhiều chỉ số đo lường hiệu suất hay không?
  • Anh/ chị có muốn chọn lọc thông tin quá tải trong quỹ thời gian dành cho gia đình hay không?
  • Anh/ chị có đánh mất mục tiêu vì đã không để mắt tới những yếu tố thành công then chốt?

Sau đó hãy chỉ cho đội ngũ quản trị cấp cao thấy rằng:

  • Những chỉ số hiệu suất đo lường trước đây không mang lại những thay đổi nào đáng kể.
  • Việc tập trung vào các chỉ số đo lường đúng đắn sẽ giúp giám đốc điều hành và ban quản trị cấp cao làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và không phải dành nhiều buổi tối và các kì nghỉ cuối tuần để giải quyết công việc.
  • Xây dựng được các chỉ số kpi đúng đắn sẽ liên kết được các hoạt động hàng ngày của nhân viên với những mục tiêu chiến lược mà trước đây không hề có sự liên kết này.
  • Các chỉ số kpi sẽ khởi đầu cho việc chuyển từ công cụ báo cáo thông thường sang công cụ dựa trên quyết định với những báo cáo được thực hiện kịp thời hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. 
  • Việc đầu tư thời gian và tiền bạc vào hệ thống đo lường hiệu suất hiện tại không mang lại đủ những giá trị cần thiết.

Nhóm dự án cần tập trung truyền đạt khái niệm mới này trong tổ chức, những người nắm giữ ngân sách cần pahri hiểu được rằng quá trình này sẽ giúp họ quản lý công việc như thế nào, và toàn bộ nhân viên cần phải hiểu được rằng đây sẽ là những kinh nghiệm quý giá có ý nghĩa tích cực cải thiện công việc của họ.

Bài sau: ” Xây dựng kpi : các bước tiếp theo”

 

 

Be Sociable, Share!

One Response to Xây dựng và áp dụng các chỉ số kpi: Mô hình 12 bước

  1. […] điểm Xây dựng KPI cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu […]

Gửi bình luận

Your email address will not be published. Required fields are marked *