Một số KPI đo lường hiệu quả hoạt động vận hành của doanh nghiệp (Phần 1)

Bài viết này sẽ giới thiệu cho các bạn một số KPI để đánh giá hiệu quả vận hành của doanh nghiệp:

1. Mức độ 6-sigma (Six Sigma Level)

Định nghĩa: 6-Sigma là một hệ phương pháp cải tiến quy trình dựa trên thống kê nhằm giảm thiểu tỷ lệ sai sót hay khuyết tật đến mức 3-4 lỗi trên mỗi triệu khả năng gây lỗi bằng cách xác định và loại trừ các nguồn tạo nên dao động (bất ổn) trong các quy trình kinh doanh.

“Sigma” có nghĩa là độ lệch chuẩn (standard deviation) trong thống kê, nên 6-Sigma đồng nghĩa với sáu đơn vị lệch chuẩn.

6-sigma-2

Six Sigma dựa vào lãnh đạo, không dựa trên sự trao quyền cho nhân viên hay nhóm.

Đặc điểm:

Dự án 6-Sigma là dự án không chỉ ảnh hưởng lên một bộ phận chức năng mà ảnh hưởng lên nhiều bộ phận chức năng.

6-Sigma không chỉ sử dụng các khái niệm, công cụ cải tiến đơn giản, mà sử dụng tập các công cụ thống kê phức tạp, nghiêm ngặt, với cấu trúc phương pháp giải quyết vấn đề chặt chẽ.

Dự án 6-Sigma dựa trên cơ sở hạ tầng được tổ chức chặt chẽ, với thời gian hoàn thành nhanh chóng.

Dự án 6-Sigma được xem là đầu tư với kết quả có thể đo lường và mang lại lợi ích tài chính cụ thể.

Ý nghĩa: Mục đích của 6-Sigma là nâng cao chất lượng của quá trình cho ra thành phẩm bằng cách nhận diện và loại bỏ những nguyên nhân gây lỗi, khuyết tật và giảm thiểu tối đa độ bất định trong sản xuất và hoạt động kinh doanh. Đây là hệ thống các phương pháp quản lý chất lượng, bao gồm các phương pháp thống kê, và tạo ra một nền tảng kiến thức đặc biệt cho những người quản lý trong tổ chức (Champions, Black Belts, Green Belts, Orange Belts, vân vân), những chuyên gia áp dụng các phương pháp phức hợp. Mỗi dự án của một tổ chức áp dụng 6-Sigma theo một dãy các bước xác định và phải định lượng ra được giá trị của các mục tiêu, ví dụ; giảm thiểu thời gian sản xuất, mức độ thỏa mãn của khách hàng, giảm chất thải gây ô nhiễm môi trường, giảm chi phí sản xuất và / hoặc nâng mức lợi nhuận.

Cách tính: Quản lý chất lượng dự án theo 6-Sigma dựa trên hai phương pháp của chu trình Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Tác động do Deming đưa ra. Những phương pháp này, mỗi phương pháp kết hợp 5 giai đoạn khác nhau, viết tắt là DMAIC (Define – Measure – Analyze – Improve – Control) và DMADV (Define – Measure – Analyze – Design – Verify).

DMAIC sử dụng cho các dự án nhằm nâng cao chất lượng của những quá trình kinh doanh đã có. Phương pháp quản lý chất lượng DMAIC có 5 giai đoạn:

Define (Xác định) vấn đề, ý kiến của khách hàng, và mục tiêu dự án một cách cụ thể.
Measure (Đo lường) những khía cạnh quan trọng của quá trình hiện tại và thu thập những dữ liệu liên quan.
Analyze (Phân tích) dữ liệu nhằm khảo sát và phát hiện ra các mối quan hệ nguyên nhân và kết quả. Xác định các mối quan hệ đó là gì, và cố gắng đảm bảo mọi yếu tố đã được đánh giá đến. Khảo sát tìm ra nguyên nhân gây khuyết tật hay sai hỏng sản phẩm.
Improve (Nâng cao hay tối ưu) quá trình hiện tại dựa trên dữ liệu phân tích sử dụng các kỹ thuật như thiết kế thí nghiệm, poka yoke hoặc loại bỏ những sai hỏng, và công tác tiêu chuẩn nhằm tạo ra quá trình trạng thái mới trong tương lai.
Control (Kiểm soát) trạng thái quá trình tương lai để đảm bảo bất kỳ một sai lệch nào khỏi mục tiêu được điều chỉnh trước khi đem lại sản phẩm bị lỗi. Áp dụng hệ thống kiểm soát như kiểm soát quá trình thống kê, bảng phân loại sản phẩm, mô hình hóa nơi sản xuất, và tiếp tục giám sát quá trình.

DMADV sử dụng cho các dự án nhằm tạo ra sản phẩm mới hoặc quá trình thiết kế mới. Phương pháp DMADV, còn gọi là DFSS (“Design For Six Sigma”) có 5 giai đoạn chính:

Define (xác định) mục tiêu thiết kế nhằm phù hợp với yêu cầu của khách hàng và chiến lược của công ty.
Measure (đo lường) và nhận ra CTQs (viết tắt của Critical To Quality – giới hạn cho chất lượng), khả năng sản xuất, khả năng của dây chuyền sản phẩm và những rủi ro.
Analyze (phân tích) nhằm phát triển và thiết kế những phương án khác.
Design (thiết kế) và nâng cao các phương án khác nhau, nhằm phù hợp nhất trong mỗi bước phân tích trước đó.
Verify (xác nhận) thiết kế, chạy thử, áp dụng cho dây chuyền sản xuất và bàn giao nó cho chủ sở hữu.

2. Tỷ lệ công suất sử dụng (Capacity Utilisation Rate – CUR)

Định nghĩa: Tỉ lệ công suất sử dụng là chỉ số dùng để đo lường phần trăm mà tại đó mức sản lượng tiềm năng đang được đáp ứng. Được biểu thị dưới dạng phần trăm, tỉ lệ công suất sử dụng đưa ta cái nhìn tổng quan của công ty hoặc một nền kinh tế tại thời điểm cho trước. Nếu công ty đang hoạt động ở tỉ lệ công suất sử dụng là 70%, thì nghĩa là công ty vẫn còn có thể tăng sản lượng đến tỉ lệ 100% mà không tốn chi phí đầu tư vào nhà máy hay cơ sở thiết bị.

Đặc điểm: Chỉ số này thích hợp nhất đối với các công ty sản xuất hàng hóa hơn là cung cấp dịch vụ, bởi sản lượng đầu ra dễ dàng tính toán hơn.

Ý nghĩa: Chỉ số này được dùng để xác định mức đô mức độ mà chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm sẽ tăng lên. Giả dụ như, nếu công ty XYZ hiện đang sản xuất 10.000 sản phẩm với chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm là 0.5$. Nếu ta tính được rằng công ty có thể sản xuất tới 15.000 sản phẩm mà chi phí trên mỗi đơn vị không quá 0.5$ thì có thể kết luận được rằng công ty đang hoạt động với tỉ lệ công suất sử dụng là 66% (10,000/15,000).

Cách tính: (Sản lượng thực tế / Sản lượng tiềm năng) x100

3. Mức độ xử lý chất thải (Process Waste Level)

Định nghĩa: Mức độ xử lý chất thải là chỉ số thể hiện mức độ hợp vệ sinh và hiệu quả trong quy trình sản xuất của công ty.  

Đặc điểm: Mức độ xử lý rác thải không thiên về tính toán con số cụ thể mà thiên về đưa ra các vấn đề tiềm tàng của doanh nghiệp.

Cách tính: Mỗi loại rác thải đều được tính toán mức độ xử lý khác nhau.

Ý nghĩa: Chỉ số được đưa ra với mong muốn tìm ra cách tái thiết kế và phát triển hệ thống xử lý chất thải.

4. Thời gian hoàn thiện chu trình đơn hàng (Order Fulfilment Cycle Time)

Định nghĩa: là chỉ số được đo lường liên tục để tính thời gian từ lúc khách hàng đặt mua cho đến khi sản phẩm được giao tận tay khách hàng.  

Cách tính: Thời gian hoàn thiện chu trình sản phẩm = Thời gian số lượng đơn hàng đã được vận chuyển / Số đơn hàng đang được vận chuyển

Ý nghĩa: Chỉ số cung cấp cái nhìn rõ hơn về hiệu quả của hoạt động nội bộ cũng như hiệu quả của chuỗi cung ứng

5. Tỷ lệ giao hàng đủ và đúng thời hạn (Delivery In Full, On Time Rate – DIFOT)

Định nghĩa:  Là phép đo về năng suất giao hàng trong chuỗi cung ứng. Một số người xem đây là chỉ số về năng suất giao hàng tốt hơn nhiều các chỉ số cùng loại khác, như là SOT và OTP, bởi chỉ số này được nhìn nhận từ phía khách hàng. Nó đánh giá tần suất khách hàng nhận được hàng tại thời điểm họ mong muốn.

Đặc điểm: Chỉ số này đánh giá xem liệu chuỗi cung ứng có thể vận chuyển mặt hàng mong muốn đúng chất lượng như trong đơn đặt hàng đến đúng thời gian đúng địa điểm mà khách hàng mong đợi hay không (và dĩ nhiên tính cả đến sự thông cảm của khách hàng trong hầu hết các trường hợp).

Cách tính:

DIFOT (%) = (Số đơn hàng giao đủ và đúng hạn / Tổng số đơn hàng) x 100

Ý nghĩa: Chỉ số KPI này có ưu điểm là đo lường mức độ hiệu quả của toàn bộ các công ty vận tải, liệu có thể đáp ứng mức dịch vụ kì vọng của khách hàng hay không. Để có thể đạt được chỉ số DIFOT tốt, tất cả các chức năng trong chuỗi cung ứng (có thể kể đến vấn đề mặt hàng được đặt, nhà sản xuất, nhà cung ứng, nhà kho, vận chuyển,…) đều phải hoạt động ở năng suất tối ưu nhất. Ý nghĩa lớn nhất của DIFOT là mang lại cái nhìn rõ nét hơn về việc công ty đã đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng như thế nà

6. Tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho (Inventory Shrinkage Rate – ISR)

Định nghĩa: Là lượng dư thừa hàng tồn kho được ghi lại trong bảng báo cáo tài chính nhưng không tồn tại trong hàng tồn kho thực tế.

Cách tính:  Để đo được tổng tỉ lệ hàng tồn kho hao hụt, cần tiết hành tính toán tổng số hàng tồn kho và giá trị của chúng, rồi trừ đi chi phí được ghi lại trong bản báo cáo tài chính. Lấy số đó chia đi cho giá trị ghi lại trong bản báo cáo sẽ được tỉ lệ hao hụt hàng tồn kho.

Ý nghĩa: Tỉ lệ hao hụt hàng tồn kho báo động những vấn đề như trộm cắp hàng tồn kho, hỏng hóc, tính toán hao hụt, định lượng nhầm lẫn hoặc một vài vấn đề tương tự

7. Chênh lệch so với tiến độ dự án (Project Schedule Variance – PSV)

Định nghĩa: Chỉ số tính toán bất cứ sai lệch nào so với kế hoạch ban đầu của sự án, được tính bằng chênh lệch giữa giá trị mang lại dự kiến và giá trị mang lại thực tế.

Cách tính: PSV = Giá trị thu được – Giá trị dự kiến

Ý nghĩa: Chỉ số cho biết hoạt động thực tế đang nhanh hay chậm tiến độ, qua đó người chịu trách nhiệm có thể điều chỉnh tiến độ dự kiến và đưa ra các giải pháp cần thiết, nhằm lấy được lòng tin của khách hàng về việc dự án vẫn đang trong tầm kiểm soát.

8. Chênh lệch chi phí dự án (Project Cost Variance – PCV)

Định nghĩa: Là mức chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí dự kiến.  

Cách tính: PCV = Giá trị thu được (EV) – Chi phí thực tế (AC)

Ý nghĩa: PVC sẽ không tốt đẹp gì nếu kết quả chúng mang lại là chênh lệch quá mức so với ngân sách. Bởi vậy giám sát chi phí dự án là điều vô cùng quan trọng để đảm bảo dự án chạy đúng ngân sách.

9. Đo lường giá trị thu được (Earned Value Metric)

Định nghĩa: Đo lường giá trị thu được khác với mô hình ngân sách chung so với chi phí phải chi thực tế ở chỗ thước đo này yêu cầu lượng hóa chi phí lượng công việc đang được tiến hành. Đo lường giá trị thu được cho phép nhà quản trị dự án so sánh số lượng công việc đã hoàn thành với số lượng công việc anh ta kỳ vọng phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.

Đặc điểm: Chỉ số này khác với hầu hết các chỉ số đánh giá ngân sách ở chỗ, nó đòi hỏi chi phí trong quá trình thực hiện phải được đong đếm đầy đủ. EV đòi hỏi các nhà quản lí dự án phải so sánh tương quan giữa công việc đã được hoàn thành bao nhiêu với việc dự kiến hoàn thành bao nhiêu trong thời gian cho trước.

Ý nghĩa: Chỉ số này mang lại cho dự án cách nhìn khách quan về việc đánh giá hiệu suất với dự đoán kết quả trong tương lai. EV cũng giúp đội ngũ quản lý đưa ra các quyết định về chi phí và thời gian trước khi xảy ra biến cố.

Be Sociable, Share!

Gửi bình luận

Your email address will not be published. Required fields are marked *